Ad Hoc Communication Advisors gestisce la comunicazione strategica di primarie aziende italiane ed estere, alcune delle quali multinazionali. Un lavoro importantissimo che esige proattività, continuità nel tempo e l’accesso on time a una ampia banca dati con articoli e informazioni.

La banca dati è per Ad Hoc un vero e proprio tesoro digitale, salvato all’interno dei server del loro datacenter locale. Da qui, attraverso la gestione condivisa delle cartelle di rete, i dati venivano resi accessibili ai computer e agli utenti sulle postazioni dell’azienda, in base a rigidi e selezionati permessi di visualizzazione.

Una soluzione classica, che però non garantiva ai consulenti di Ad Hoc la stessa flessibilità e rapidità di accesso quando erano impegnati in eventi o presso le sedi dei clienti. Un requisito evidenziato dal management come necessario per un servizio sempre più proattivo

Necessità di aggiornamento e ampliamento del data center

Oltre a questo, dopo anni di onorato servizio, il data center aveva bisogno di manutenzione e di nuove macchine. I dati erano aumentati, alcuni server dovevano essere aggiornati e altri sostituiti con macchine più moderne. Sicuramente un investimento importante, che avrebbe previsto:

1. La riprogettazione della infrastruttura di archiviazione e di messa in sicurezza del dato
2. L’acquisto, montaggio e installazione del nuovo materiale hardware
3. Le operazioni di spostamento dei dati dal vecchio al nuovo sistema

Criticità del datacenter locale

Considerando tutti gli aspetti, si trattava di un investimento importante, con operazioni lunghe e complesse, che una volta completate avrebbe mantenuto comunque alcune criticità importanti:

• Vulnerabilità ai blackout prolungati o eventuali disservizi da parte dei provider internet
• Esposizione ai rischi geografici come calamità naturali o eventi imprevisti

Per ovviare a queste criticità sarebbe stata necessaria la costruzione di un secondo datacenter, in modo da avere la necessaria ridondanza e le capacità di salvataggio raddoppiate. Un progetto che avrebbe richiesto ulteriori investimenti e avrebbe raddoppiato successivamente i costi di acquisto e manutenzione.

Una proposta radicale: smantellare il datacenter fisico

È partita allora una proposta radicale: all’interno del progetto di rinnovamento intrapreso da Ad Hoc alcuni anni prima, i sistemisti IT hanno suggerito di trasferire i dati presenti nel datacenter locale in cloud, utilizzando la tecnologia Microsoft SharePoint.

Il management di Ad Hoc ha quindi cominciato a valutare i pregi della soluzione proposta. Microsoft SharePoint, basato su Microsoft Azure, avrebbe garantito una serie di significativi vantaggi:

Vantaggi tecnici del cloud

• Accesso ai dati del database da laptop o smartphone da ogni luogo in sicurezza sempre più rilevante in tempi di smart work
• Salvataggio dei dati con backup geograficamente distribuito
• Gestione del backup dei dati garantita direttamente da Microsoft
• Disponibilità di nuovi spazi fisici dopo la rimozione del datacenter

Vantaggi economici del cloud

• Zero costi di consumo energetico delle macchine
• Zero spese di acquisto hardware
• Zero spese di manutenzione e aggiornamento
• Zero costi di rinnovo

Un aspetto fondamentale: la sicurezza dei dati

Portare i dati su piattaforma cloud è stato un grande salto di qualità a livello di sicurezza. In particolare, l’utilizzo di Microsoft Azure e dell’applicativo SharePoint impatta su tre aspetti:

• Privacy dei dati = i sistemi Microsoft sono stati progettati sin dall’inizio per attuare il rispetto assoluto della privacy dei dati. Il cliente è il proprietario dei dati e può decidere per il loro uso
• Verifica delle identità in accesso = SharePoint utilizza un dominio cloud per l’importazione di un sistema di catalogazione di tutti gli utenti e gli aventi diritto all’accesso con protocollo https://
• Backup replicato = I dati salvati in cloud sono salvati ogni giorno e sono duplicati anche su altri database fisici. In questo modo la perdita di dati è un evento praticamente impossibile.

In generale la sicurezza dei dati è data dall’unione di queste tre funzionalità. La fiducia nel cloud provider e nel gestore dei servizi è basata su protocolli tecnici e certificazioni di livello internazionale.

I vantaggi per l’utente: nessun cambiamento di interfaccia

Dinanzi a questi vantaggi, Ad Hoc, che si interfaccia con il mondo dei media, dei clienti  e con i maggiori stakeholder di questi ultimi e , ha scelto di compiere una rivoluzione tecnologica, ponendosi l’obiettivo di diventare un’azienda sempre più agile e flessibile, con capacità di operare all’esterno e in smartworking senza soluzioni di continuità.

Oltre alla riduzione drastica dei costi e all’aumento della sicurezza, uno degli aspetti critici era la possibilità di mantenere la stessa interfaccia utente per l’accesso alle informazioni. SharePoint è stato quindi integrato con il software Zee Drive, di Thinkscape, che ha permesso di mappare le cartelle come se fossero dischi locali. Un grande vantaggio per chi deve lavorare ogni giorno in modo fluido e veloce, senza incertezze.

Il cloud risolve problemi e libera dai costi fissi

“Siamo molto gelosi dei nostri dati ed estremamente attenti ad eventuali dati sensibili,e  questo progetto ci ha convinto dall’inizioper per i suoi benefici interni e la possibilità di seguire i nostri clienti in tempo reale. La cosa pregevole e non secondaria  è che il passaggio è avvenuto in modo smooth , senza fermi macchina e senza aver cambiato nulla a livello di interfaccia utente. Oggi ognuno di noi ha un laptop e i dati sono sempre disponibili in ogni luogo in maniera veloce e sicura”.

Queste sono le parole di Marina Beccantini, che ha seguito il progetto lato Ad Hoc. Un successo determinato dall’incontro tra necessità di business, volontà di innovazione e competenze cloud.