Ecco cosa è successo nell’azienda di Paolo nel momento in cui è stato smarrito un importante documento aziendale, e come la condivisione dei documenti in cloud avrebbe risolto il problema se fosse stata presente.
Una mancanza importante nell'azienda di Paolo
Nell’azienda di Paolo non c’è mai stata una condivisione dei documenti in cloud e uno spazio condiviso online, nel quale poter ritrovare le ultime notizie, i file importanti e le offerte ai clienti.
È presente invece, una semplice bacheca fisica appesa al muro, sulla quale vengono indicati gli impegni settimanali e mensili, le ferie, i permessi e anche le note dei dipendenti.
Una mattina, Pietro, arrivato davanti alla bacheca aziendale, nota la mancanza del foglio sul quale sono trascritte le merci in entrata e in uscita per quel giorno. Rivolgendosi a Giovanni, uno dei commerciali, domanda:
Pietro – “Ciao Giovanni, per caso ieri prima di uscire hai stampato il solito foglio dei ritiri e delle consegne?”
Giovanni – “Ero sicuro di averlo lasciato sulla tua scrivania in magazzino… non lo trovi più?
Pietro – “No, a quanto pare non riesco più a trovarlo… hai tenuto una copia sul tuo pc?
Giovanni – “No, tengo la copia sul momento ma poi non la salvo, visto che la stampo e il giorno dopo non serve più”.
A questo punto Giovanni, vista la mancanza del foglio con gli appuntamenti, si dovrà organizzare senza alcun riferimento per la giornata.
La soluzione al problema
il giorno seguente Paolo, l’amministratore delegato dell’azienda, venuto a conoscenza dell’inconveniente, si reca da Giovanni per comunicargli un’importante novità.
Paolo – “Buongiorno Giovanni, ho saputo dell’inconveniente successo ieri con Pietro e mi rendo conto che affidarsi ai fogli volanti oramai non è più sostenibile. Da tempo credo che sia necessario adottare una metodica più all’avanguardia e più affidabile per gestire gli impegni di tutti.”
Giovanni – “Hai trovato una soluzione?”
Paolo – “Si! Pensavo che Anna ve l’avesse anticipato. Ho contattato Pipeline e ho saputo che esiste un software per la condivisione dei documenti in cloud: Microsoft SharePoint.
Giovanni – “Ah, si, si ce l’ha detto, ma non pensavo facesse anche questo, fantastico!”
Paolo – “Grazie a questo applicativo, avremo un nostro sito internet interno aziendale, dove registrare e archiviare tutte le comunicazioni e i documenti. Potrai dire addio alla bacheca fisica, perché diventerà digitale e potrai sempre avere in condivisione il tuo elenco di impegni di magazzino senza il rischio che vada perduto. In breve tempo saremo operativi al 100% e ogni aspetto della piattaforma sarà personalizzato su misura per noi dai tecnici Pipeline.”
Anche Pipeline usa Microsoft SharePoint
Prima di consigliare ai nostri clienti, noi per primi utilizziamo Microsoft SharePoint nella nostra azienda per la condivisione dei documenti in cloud. Nel nostro caso impieghiamo principalmente Microsoft SharePoint per gestire:
- Le ferie e i permessi: anziché presentare documenti o lunghi e inutili invii di mail e moduli pdf, ogni dipendente dalla sua pagina personale invia le richieste di permessi al sistema centralizzato, gestito dall’amministrazione.
- Gestire flussi approvativi sui documenti: Prima di essere pagate, le fatture ai fornitori, attraversano un processo di approvazione in SharePoint per capire se il fornitore ha pagato nei tempi indicati.
- Le news e le notizie aziendali interne: ogni evento, news o aggiornamento aziendale, fino al calendario di chiusura aziendale viene consultato direttamente dalla dashboard di SharePoint.
Non solo, il maggior beneficio deriva dal poter trovare in un unico luogo tutti i documenti divisi per uffici e gruppi di lavoro. Questo ci permette di ritrovare velocemente e di condividere i file necessari in pochissimo tempo.
