Questa mattina nell’azienda di Paolo l’ufficio dei commerciali è vuoto. Sono giorni intensi di visite presso i clienti e anche Luisa, che lavora quasi sempre dall’ufficio, si trova in trasferta. Paolo arriva a passo svelto, dà un’occhiata attraverso le pareti di vetro dell’ufficio e fa una smorfia di disappunto: “Accidenti… è vero che oggi i ragazzi sono tutti fuori ufficio!”
“Come posso fare adesso?” pensa Paolo tra sé e sé e intanto cammina verso gli uffici dell’amministrazione: “Ciao Marta” – “Ciao Paolo! Tutto bene?” – “Beh ecco, non molto, ho bisogno di rivedere il capitolato di un’offerta fatta insieme a Giovanni”. “Certo, nessun problema, ma non è meglio che tu lo chieda a Giovanni direttamente?”. Paolo, guardandola con un po’ di ironia, dice: “Certo, lo so, ma Giovanni non è in ufficio e non risponde al telefono! Oggi niente supporto da remoto…”
Marta, timidamente, risponde: “Ah, è vero, ma… allora perché non gli scrivi via Teams?” – “Ma Teams è un’altra cosa dai…” replica Paolo spazientito. Marta però è una tosta, e insiste: “Ma guarda che al corso ci hanno mostrato che è possibile integrare Microsoft Teams col CRM! Sono sicura che i tecnici di Pipeline, quando hanno installato Microsoft Dynamics 365 Sales, lo abbiano impostato”.
Come ottenere supporto da remoto con Microsoft Teams e Microsoft Dynamics 365 Sales
“Forse hai ragione Marta” le risponde Paolo, cambiando tono, “Adesso torno in ufficio e provo”. Dal suo tablet Surface, Paolo apre Microsoft Dynamics 365 Sales, va all’offerta compilata insieme a Giovanni e scarica il pdf. A questo punto, entra in Teams e apre la chat con Giovanni. “Ciao Giovanni, avresti un minuto per me? Avrei una richiesta urgente…”
Integrare Microsoft Teams con il CRM Microsoft Dynamics 365 Sales è utilissimo, ma occorre usare in modo corretto entrambi gli strumenti. È bene lasciare le informazioni di vendita gestite e organizzate nel CRM, lasciando a Teams solo la parte di contatto e supporto da remoto. Una volta scaricato il documento, Paolo attende la risposta di Giovanni via chat e va a prendersi un caffè.
Giovanni intanto, vede comparire la notifica del messaggio nella app di Teams sul suo smartphone e, durante una pausa, risponde subito a Paolo: “Ciao Paolo, certo che puoi… Scrivi pure qui, oppure attendi venti minuti e possiamo fare una riunione online”. Al ritorno alla scrivania, Paolo vede la risposta di Giovanni e da Microsoft Teams pianifica una riunione per avere il suo supporto da remoto.
Condivisione delle informazioni nelle riunioni di Teams
Mentre aspetta l’inizio della riunione online, Paolo prende il file del capitolato di offerta e lo carica all’interno delle risorse della riunione di Microsoft Teams. In questo modo sarà facile accedere e avere un riferimento subito sotto gli occhi. Dopo pochi minuti, ecco Giovanni: “Ciao Giovanni, mi senti? Tutto bene?”. “Ciao Paolo, si si tutto bene. Ho visto il file che hai condiviso nella chat della riunione, grazie”
“Sì ecco” risponde Paolo, “Mi serviva capire da te se gli articoli dalle righe 2 a 5 sono proprio necessari o possiamo semplificare.” Giovanni risponde: “Mmm, aspetta… da questo file pdf non si vedono certe informazioni. Fai così: vai nel gruppo Sales di Teams, apri la scheda impostata con la app di Microsoft Dynamics 365 Sales e condividimi lo schermo, ti guido io”.
Interoperabilità dei software e supporto da remoto
Come avevano anticipato i tecnici Pipeline al momento della configurazione, i due software Microsoft Teams e Microsoft Dynamics 365 Sales si possono usare in tre differenti modalità: da web browser in modalità SaaS, dalla app installata sul proprio PC o Mac e dalla app per smartphone Ios e Android. In questo modo, dati e persone si possono connettere da qualsiasi luogo, anche usando dispositivi differenti.
Intanto, Giovanni sta osservando i dati dalla scheda di Teams con la app di Microsoft Dynamics 365 Sales. Un modo per accedere al CRM senza uscire dall’interfaccia di Teams e dalla chiamata. “Allora Paolo” inizia Giovanni “Da quello che vedo, se consideriamo le richieste del cliente, possiamo anche eliminare le righe dalla 2 alla 5” – “Ah ok, perfetto!” risponde Paolo “In questo caso è necessario per contenere un po’ il prezzo, ma non potevo farlo senza il tuo parere, grazie Giovanni” – “Figurati! Ciao Paolo”.
Un modo di lavorare sicuro ed efficiente
Grazie a Pipeline, integrare Microsoft Teams con il CRM è stato facile e ha migliorato moltissimo l’operatività quotidiana nell’azienda di Paolo. Adesso tutti i commerciali, l’amministrazione e Paolo stesso possono connettersi per avere supporto da remoto e accedere ai dati da più fonti, mantenendo ordine nelle origini dei dati. Tutti i documenti, le offerte e il tracciamento dei contatti avvengono e restano nel CRM Microsoft Dynamics 365 Sales, mentre Teams è perfetto per la programmazione delle attività, l’aggiornamento e le riunioni.
