One Works: progettazione e design diventano globali con Microsoft Sharepoint

One Works

Case Study

One Works

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CLIENTE

  • One Works

SETTORE

  • Progettazione

PROBLEMA

  • Necessità di una gestione dei flussi comunicativi tra più sedi nel mondo
  • Accesso limitato alle risorse aziendali da parte dei collaboratori
  • Difficoltà di sincronizzazione tra diversi fusi orari

TECNOLOGIA COINVOLTA

OBIETTIVI

  • Creazione della intranet aziendale
  • Automazione di loop per l'approvazione delle decisioni
  • Possibilità di accesso alla Intranet da tutte le sedi e da remoto

SOLUZIONE ADOTTATA

  • Intranet su Microsoft Sharepoint

RISULTATI

  • Distribuzione di risorse operative e di formazione dalla intranet
  • Creazione di automatismi di notifica e loop di approvazione
  • Attivazione di una bacheca virtuale con notizie interne e comunicazioni

SITO WEB

Come progettazione e design diventano globali con Microsoft Sharepoint

Come gestire progetti di architettura di livello internazionale collaborando tra sedi in Europa, Medio Oriente e Asia? Ecco la storia di One Works, che grazie a Pipeline ha vinto questa scommessa sfruttando Microsoft Sharepoint come intranet aziendale.

One Works è uno studio di consulenza e design a livello globale, con oltre 150 professionisti coinvolti su progetti nell’ambito dell’architettura, delle infrastrutture e dell’ingegneria urbana. Una realtà italiana, nata a Milano, che si è evoluta per cogliere le sfide più interessanti in paesi ricchi di investimenti e in rapida crescita.

Tenere insieme collaborazione, impegno, integrazione, sostenibilità e creatività è una mission impegnativa. In particolare, quando c’è un team con tante personalità e competenze e con la necessità di rispondere alle esigenze dei clienti attraverso fusi orari diversi. Una situazione che ha richiesto una gestione informatizzata dei flussi comunicativi e un’automazione dei processi con Microsoft Sharepoint.

Come Microsoft Sharepoint aiuta a gestire i flussi comunicativi

Secondo Giuseppe Pidoto, IT Manager:

One Works è un’azienda votata alla tecnologia, abbiamo sempre avuto tutti i software Microsoft 365, però mancava un sistema integrato di gestione dei flussi comunicativi. Dovevamo infatti tenere distinto un primo livello di comunicazione interna da un secondo livello di progettazione del lavoro.

Dopo alcune consultazioni interne, la scelta è caduta sulla proposta di Pipeline che prevedeva lo sviluppo di una Intranet personalizzata, costruita su Microsoft SharePoint. SharePoint è una tecnologia consolidata in ambito Microsoft, rilasciata all’interno della suite Microsoft 365, che permette di creare iter di approvazione obbligatori e flussi automatizzati di notifiche.

Microsoft Sharepoint come intranet aziendale

One Works è una realtà moderna, dinamica e veloce. Qualità ideali nella competizione internazionale che all’aumentare delle dimensioni e delle distanze, rischiano di creare disallineamenti. In primis riguardo a ciò che succede in azienda. Il fatto di ricevere ogni giorno informazioni aggiornate sui progetti in corso e news su successi e avvenimenti interni è importante per la cultura e la coesione interna.

Al fine di soddisfare questa necessità, la soluzione Microsoft SharePoint si è rivelata ideale per le seguenti caratteristiche:

  • È inclusa in ogni versione della suite Microsoft 365
  • È disponibile nel tenant aziendale e distribuita via cloud agli utenti verificati
  • È interattiva per l’utente e consultabile da qualsiasi browser
  • Può essere interamente personalizzata con diverse sezioni e grafica aziendale

Di fatto SharePoint si presenta come una bacheca virtuale, visibile solo ai dipendenti, dove scorrono gli highlights e le notizie principali del gruppo, con sezioni dedicate all’inserimento di richieste a carico dell’utente come ferie, permessi e rimborsi spese. Un portale intranet integrato nell’ecosistema Microsoft365, che mantiene le difese di sicurezza sui dati e gli account di collaboratori e dipendenti.

SharePoint come portale di servizi per i dipendenti

Dopo aver completato su indicazioni di One Works la parte del portale dedicata alle notizie interne, suddivisa in:

  • Project News
  • Company News
  • People News

Su richiesta dell’azienda, i tecnici Pipeline hanno configurato SharePoint come un vero e proprio hub di servizi per i dipendenti con tre sezioni di primaria importanza:

  • KNOWLEDGE & TRAINING = dove ogni dipendente può trovare i corsi online che l’azienda gli mette a disposizione per elevare le proprie competenze e conoscere gli strumenti di gestione aziendale in modo indipendente da tutor interni. Una modalità che consente di ottimizzare la didattica scegliendo o standardizzando i prodotti migliori, rendendola disponibile in ogni momento. Un risparmio significativo in ordine di tempo e costo delle risorse.
  • DOWNLOADS= Una sezione dedicata in cui trovare tutti i materiali necessari al lavoro di ogni giorno per veocizzare le operazioni e limitare le richieste.  dalla modulistica per i contratti ai modelli di documenti per i progetti, dai moduli d’ordine ai template predefiniti.  
  • RULES & MANUALS = Una sezione dedicata ai manuali con linee guida e regole interne. Un utile punto di riferimento per consultare rapidamente codici e regole interne.

Forte della propria mentalità progettuale, One Works ha definito la propria versione del portale intranet SharePoint come un punto di riferimento standard, dove ogni cosa è al suo posto ed è facile da trovare. Un modello ideale che riduce la complessità, aumenta la rapidità e migliora il servizio per tutti.

Microsoft SharePoint per gestire gli stadi di progettazione del lavoro

Il secondo aspetto fondamentale legato all’utilizzo del portale intranet è stata la creazione di flussi automatizzati per la gestione delle approvazioni. One Works lavora con progetti di altissimo valore che coinvolgono grandi investimenti e complessità. Per questo è necessario il controllo di ogni passaggio burocratico e operativo lungo tutta la catena di comando.

Sulla base di questo input, i tecnici Pipeline hanno realizzato un’automazione dei processi con Microsoft Sharepoint, sfruttando il tool nativo Power Automate. Un esempio sono le richieste di approvazione per le quali arriva una notifica automatica via mail ai responsabili e, allo stesso modo, una risposta di ritorno nel momento in cui la richiesta è stata approvata in via digitale.

Attraverso SharePoint e Power Automate, One Works è riuscita a distribuire la stessa modalità di lavoro, in modo coerente e coordinato, in tutte le sedi mondiali, creando sinergie tra diversi fusi orari e competenze senza spostare fisicamente persone o risorse. Un’innovazione digitale che ha generato efficienze e risparmi a cascata su tutta l’azienda, migliorando ulteriormente i vantaggi competitivi esistenti.

Un successo frutto di intelligenza progettuale

Emanuele Rancati, IT Director di Pipeline, che ha seguito il progetto sottolinea come:

One Works ha avuto la lungimiranza di credere nelle possibilità di SharePoint come unica piattaforma intranet. Questo ci ha permesso di sfruttare molte funzionalità native, dando vita a un progetto che è al tempo stesso originale, in quanto prodotto espressamente per One Works e generale a livello di esperienza acquisita.

Secondo Giulio De Carli, Founder & Managing Partner di One Works:

Questo progetto ha soddisfatto completamente le nostre aspettative. Oggi abbiamo una piattaforma intranet solida, sicura e aperta a nuovi  sviluppi, garantita da un’azienda leader mondiale come Microsoft e messa a punto da un partner di fiducia come Pipeline. Un risultato che è stato il frutto non tanto di nuovi investimenti in licenze (SharePoint è incluso in Microsoft 365), ma di una vera e propria intelligenza progettuale. Questo è coerente con la nostra mission e ci rende orgogliosi.